Votre business fonctionne bien, des collaborateurs se sont particulièrement bien impliqués dans les projets cette année. Comment les récompenser sans s’engager pour l’avenir avec une rémunération qui deviendrait obligatoire les années suivantes ? Quelles sont les précautions à prendre ? Comment prouver la récurrence ou la non-récurrence de ce bonus ?

La rémunération variable peut revêtir des formes ou appellations différentes : bonus, gratification, prime exceptionnelle ou prime participative. Si elle n’est pas obligatoire en vertu du contrat de travail ou d’une convention collective, il s’agit d’une libéralité dont le paiement est laissé à l’appréciation de l’employeur, à condition qu’elle ne constitue pas un usage constant.

Caractères de la rémunération variable payée

Pour pouvoir établir la constance de la gratification payée, il faut en examiner ses caractères :

  • Généralité : la prime est-elle payée à l’ensemble du personnel ou à une catégorie de collaborateurs vivant la même situation ?
  • Fixité quant au montant ou au mode de calcul : la rémunération variable est-elle calculée suivant les mêmes modalités chaque année (par exemple, pourcentage du salaire brut ou du chiffre d’affaires réalisé) ?
  • Constance : la gratification est-elle payée de manière constante, c’est-à-dire versée à plusieurs reprises (2 années consécutives peuvent suffire) ?

Si la réponse est oui à ces 3 questions, alors, la rémunération variable pourra être considérée comme faisant partie intégrante de la rémunération du salarié, et son paiement devenir obligatoire.

Preuves du droit à la gratification

C’est au salarié de démontrer que l’attribution de la rémunération variable est devenue un droit acquis pour lui, et que les gratifications payées par le passé présentent les 3 caractères de généralité, de fixité et de constance. Il pourra le démontrer grâce à toute pièce probante et, notamment, les documents écrits par l’employeur pour l’annonce du paiement de la prime exceptionnelle.

Importance de la formulation de l’annonce du bonus

C’est pourquoi l’employeur doit être extrêmement attentif à bien expliquer au salarié le contexte, le mode de calcul et l’aspect discrétionnaire de la rémunération variable. Il doit utiliser des termes explicites et non dépourvus de la moindre équivoque, en soulignant sa volonté de ne pas conférer un caractère obligatoire à l’octroi de la gratification, même si les résultats de l’entreprise restent bons et que le salarié a été performant. Et cela, par écrit (via un avenant au contrat de travail si besoin) et, lors de chaque paiement, bien en rappeler les modalités aux collaborateurs concernés (via une note interne, une mention sur la fiche de paie ou la communication du virement bancaire). La formulation sera importante pour définir que la distribution s’effectue à la seule discrétion de l’employeur et qu’elle est inédite, et pas obligatoire.

Imposition de la rémunération non périodique

Souvent, certaines personnes taxées sur base du barème de l’impôt, et non avec un taux fixe provisoire, pensent que le bonus est imposé plus lourdement que leur rémunération mensuelle. Ce n’est pas le cas. Chaque salarié est soumis au barème d’impôt annuel. À sa perception, le bonus est taxé avec le taux marginal, comme le tarif de l’impôt est progressif. Au final, les rémunérations mensuelles plus le bonus sont imposées de la même façon que si l’ensemble de la rémunération, divisée par 12 mois, avait été imposée chaque mois.

Pour les salariés disposant d’un taux fixe d’impôt, la surprise peut être au rendez-vous comme ce taux est provisoire. L’imposition sera réellement effectuée, après le dépôt de la déclaration fiscale, sur l’ensemble de la rémunération comprenant le bonus. Un supplément d’impôt est sans doute à prévoir pour ces cas.

Nous pouvons vous aider à rédiger au mieux les conditions d’octroi d’une rémunération variable pour vos collaborateurs.