Labgroup, pionnier du dépoussiérage d’archives

Leader dans les domaines de l’archivage de documents papier et électroniques, et de la protection des données, Labgroup a annoncé, en début d’année, le lancement de son service de dépoussiérage d'archives. Yannick Pissel, Pre-Sales, Product & Project Manager chez Labgroup, nous explique en quoi ce service est une première au Luxembourg.

Pour quelles raisons ce service a-t-il été créé ?

C’est à la demande spécifique de certains de nos clients dans l’obligation de conserver à long terme certains actes, archives, cartes… que ce service a vu le jour. Étant en général entreposés dans des sous-sols ou des locaux non chauffés, les documents sont exposés à l’humidité, ce qui engendre la prolifération de moisissures et met à mal leur conservation. Nous avons donc travaillé sur une méthodologie qui puisse répondre aux exigences strictes de préservation et de conservation des documents, l’objectif étant de stopper ce processus destructeur afin de pérenniser la conservation sur le très long terme de documents papier, dont certains sont déjà dans un état critique. À ce jour, nous sommes la seule société à offrir ce service au Luxembourg.

Quelles sont les méthodes que vous utilisez ?

En premier lieu, les documents partent en quarantaine dans une zone d’asséchage où la température et l’hygrométrie sont contrôlées de manière stricte, le taux de cette dernière devant passer en dessous de 10 % pour pouvoir franchir l’étape suivante. Les documents peuvent donc y séjourner quelques mois. Lorsqu’ils sont bien secs, ils passent en salle de traitement pour un déshabillage complet, c’est-à-dire qu’ils sont débarrassés de leurs boîtes, classeurs, pochettes en plastique, agrafes… afin qu’un dépoussiérage méticuleux puisse être opéré. Sur des plans de travail désinfectés en permanence, page après page, ils sont aspirés puis brossés avec des pinceaux souples qui vont éliminer leurs spores et poussières. Ils sont ensuite reconditionnés dans des fardes neuves et des boîtes non acides, qui permettent d’en garantir la conservation pendant un temps très long. Ensuite, ces documents repartent chez leurs propriétaires ou sont entreposés chez nous.

Quels sont les points forts de ce service pour les clients ?

Notre méthodologie garantit une élimination efficace des poussières et des particules nuisibles tout en adoptant des pratiques respectueuses de l'environnement tout au long du processus de dépoussiérage. Les documents bénéficient d’une traçabilité de bout-en-bout et d’un traitement sécurisé au sein des locaux dédiés à cette activité. Nous offrons surtout aux structures qui nous font confiance une nouvelle vie aux archives souillées qu’il est impératif que celles-ci conservent car elles revêtent un caractère patrimonial, financier, sociétal, historique… Notre travail n’est en aucun cas de restaurer ces documents, mais de stopper le processus destructeur en empêchant la prolifération de micro-bactéries, c’est-dire qu’une feuille salie par le temps gardera toujours cette apparence, mais ne se dégradera plus. À la fin de chaque traitement, nous réalisons en interne des contrôles qualité. Sur des échantillons aléatoires d’archives, nous procédons à l’aide de machines calibrées et d’écouvillons au calcul par électroluminescence des seuils tolérés.

Page après page, les documents sont aspirés puis brossés avec des pinceaux souples qui vont éliminer leurs spores et poussières.

Quels sont les autres services offerts par Labgroup ?

Depuis sa création en 1977, le coeur de métier de Labgroup est l’archivage et la protection des données : entreposage et destruction des archives physiques, conservation des archives électroniques, sauvegarde et restauration de données informatiques, prestation de missions en archivistique, gestion collaborative des documents électroniques, numérisation des documents papier...

Pouvez-vous nous rappeler combien de temps les archives doivent être conservées par les entreprises ?

Je ne peux pas répondre à cette question de manière générale, car tout dépend de la nature du document, de ce que l’on appelle la DUA (Durée d’Utilité Administrative). Il faut donc se référer aux textes de loi, c’est la raison pour laquelle nous réalisons toujours en amont un tableau de tri avec chaque client afin de savoir combien de temps chaque famille de documents devra être conservée. Tout ce qui est contractuel, par exemple, doit être conservé 10 ans fin de relation, ce qui signifie que l’archive doit être conservée beaucoup plus longtemps que 10 ans, etc. Pour les archives électroniques (contrats du personnel, avec des sous-traitants…), certaines structures nous demandent aujourd’hui de prévoir une conservation de 120 ans ! Chaque demande est donc spécifique, notre travail également.

Propos recueillis par Isabelle Couset