IF Payroll & HR: La digitalisation des fiches de retenue d’impôts, quid de cette nouvelle obligation employeur ?
Depuis le 1er mai 2021, les fiches de retenue d’impôts sont devenues pluriannuelles et accessibles électroniquement par les employeurs. Le 1er janvier 2022 a ainsi marqué le démarrage officiel de la nouvelle obligation légale des employeurs, impulsée par l’Administration des Contributions Directes (ACD). Entretien avec Ludivine Coullaut, Client Relationship Officer d’IF Payroll & HR, qui coordonne entre autres cette nouveauté avec les +/- 750 clients de la société.
Concrètement, quelle est la nouvelle obligation des employeurs ?
Les employeurs du Luxembourg doivent désormais télécharger électroniquement chaque mois les fiches de retenue d’impôts de leurs salariés/pensionnés, disponibles sur la plateforme Myguichet.lu. Les fiches d’impôts étant devenues pluriannuelles, les employés ne les recevront plus automatiquement chaque année à domicile mais uniquement en cas de changement de situation (statut, entrée, sortie…) et n’auront plus l’obligation de les remettre à leur employeur.
Quel est le processus à suivre pour les retardataires ?
Depuis le 1 janvier 2022, l’employeur ou son secrétariat social/fiduciaire doit impérativement procéder à la gestion des fiches d’impôts électroniques de l’entreprise concernée via Myguichet.lu, sous peine d’astreintes. L’employeur doit ainsi s’authentifier au site Myguichet.lu au moyen d’un produit Luxtrust. Puis faire en premier lieu la requête d’un code d’accès (plus communément appelé « token d’accès employeur » et « token d’accès prestataire »). Une fois le code reçu par courrier de l’ACD, l’employeur doit activer son « token employeur » sur le site Myguichet.lu et/ ou transmettre le « token prestataire » à sa fiduciaire qui l’activera si elle propose ce service et a été mandatée. C’est cette activation qui permettra à l’employeur et/ ou à sa fiduciaire d’avoir accès aux fiches d’impôts électroniques.
Quel est votre rôle dans cette nouveauté ?
Pour nos clients, externaliser la gestion de leur paie, c’est aussi un besoin de veille et de prise en charge des nouvelles législations. Cette nouveauté s’ajoutant au panel des obligations employeurs, nous avons naturellement proposé notre support.
Quel est l’enjeu ?
Nous traitons en moyenne 19.000 fiches de paie par mois. Nos clients locaux, internationaux, de toutes tailles (1 à 1.400 employés) et de tous secteurs d’activité, n’ont pas nécessairement d’équipe dédiée en interne. Leurs besoins sont donc différents et leur compréhension de la nouvelle obligation nécessite un réel accompagnement. C’est donc aussi un challenge de coordination quotidien pour nous, entre les équipes opérationnelles, les tierces parties et nos clients, dans un métier qui évolue déjà très vite d’un point de vue légal et fiscal.
Comment avez-vous abordé le sujet ?
Comme tous nouveaux projets, la mise en place a été très énergivore et a nécessité une grande coordination. Mais nous sommes heureux de pouvoir dire que nous faisons partie des précurseurs en matière de digitalisation des outils de gestion de la paie et sommes ainsi habitués à cette gestion du changement. Le digital fait partie de l’ADN de notre société. Il y a d’abord eu la mise en place de notre solution MyAccess en 2006, accès à distance au logiciel de paie et plateforme d’échange de documents. Puis, quelques années plus tard, la mise en place de MyDocs.lu, plateforme d’échange de documents, que tous nos clients utilisent depuis 2014. La même année, nous avons lancé notre outil MyPay.lu, qui permet à tous les employés de nos clients de visualiser et télécharger leurs fiches de salaires en ligne 24h/24, 7j/7, et ce de manière très sécurisée. Le numérique est un enjeu majeur pour les prestataires de services comme nous et les challenges et adaptations liés à la COVID-19 n’ont fait qu’accentuer ces évolutions.
