La loi du 13 décembre 2021 modifiant la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession est entrée en vigueur le 18 décembre 2021, rendant ainsi l’utilisation de la facture électronique obligatoire dans le cadre des marchés publics.

La loi définit la facture électronique comme étant « une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique, toute demande de paiement équivalente qui remplit ces mêmes conditions ou tout document ou message qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque qui remplit ces mêmes conditions ».

Impacts pour les sociétés

La loi entend rendre obligatoire l’émission de factures électroniques par les opérateurs économiques dans le cadre de marchés publics ou de contrats de concession (B2G - Business to Government), ceci dans l’optique d’inciter les entreprises à se doter rapidement des moyens nécessaires pour émettre, transmettre et éventuellement recevoir des factures électroniques.

Dates à retenir

La loi prévoit une entrée en vigueur, échelonnée entre le 18 mai 2022 et le 18 mars 2023, en fonction de la taille des entreprises concernées :

  • aux opérateurs économiques de grande taille : 5 mois après l’entrée en vigueur de la loi, c’est-à-dire le 18 mai 2022 ;
  • aux opérateurs économiques de taille moyenne : 10 mois après l’entrée en vigueur, c’est-à-dire le 18 octobre 2022 ;
  • aux opérateurs économiques de petite taille et celles nouvellement créées : 15 mois après l’entrée en vigueur, c’està- dire le 18 mars 2023.

Au-delà du cadre réglementaire, le passage à la facturation électronique est un levier important de transformation et de rentabilité pour tous les secteurs.

Pourquoi utiliser la facturation électronique ?

Le recours à la facturation électronique permet de faire des économies significatives et de gagner en efficacité, notamment en bénéficiant des avantages suivants :

  • rapidité de traitement ;
  • réduction importante des coûts de traitement ;
  • meilleure traçabilité des factures ;
  • diminution des litiges ;
  • accélération des délais de paiement ;
  • consultation et archivage simplifiés ;
  • comptabilité facilitée ;
  • sécurité accrue concernant les données.

Étant une obligation pour le domaine du B2G (Business to Government), le passage à la facturation électronique est fortement conseillé et recommandé pour l’ensemble des entreprises qui ne sont pas encore impactées par la loi.

Comment utiliser la facturation électronique ?

Le réseau de livraison européen commun à toutes les entités adjudicatrices pour la réception automatisée des factures électroniques est PEPPOL (Pan European Public Procurement OnLine).

PEPPOL est un réseau d’échange de factures géré depuis 2012 par l’association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPEPPOL et est utilisé par de nombreux pays.

Les entreprises devront ainsi :

  • utiliser ce « réseau de livraison » désigné par voie de règlement grand-ducal pour la transmission des factures électroniques ;
  • se conformer à la norme européenne EN 16931 1 2017 + A 1 2019 (édition 11/2019 qui définit les éléments d'information essentiels qu'une facture électronique doit contenir pour respecter la législation, y compris fiscale) et garantir l'interopérabilité intersectorielle, nationale et transfrontalière. La seconde partie CEN/TS 16931 2:2017 (édition 06/2017) liste les syntaxes/langages approuvés :
  • XML UBL (Universal Business Language : langage d'affaires universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l'organisme sans but lucratif OASIS Open ;
  • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM – CII).

Un opérateur économique dispose de plusieurs options pour être apte à émettre et transmettre des factures électroniques conformes via PEPPOL :

  • louer un point d’accès PEPPOL auprès d’un des nombreux prestataires de services spécialisés déjà actifs dans le domaine ;
  • mettre en place son propre point d’accès PEPPOL, une approche qui vaut pour des organismes d’une certaine taille qui disposent d’un service informatique expérimenté et de suffisamment de ressources ;
  • utiliser un des logiciels de facturation ou de comptabilité (Enterprise Resource Planning (ERP)), de plus en plus nombreux vu le succès grandissant de PEPPOL, qui permet par défaut l’envoi de factures conformes via PEPPOL.

Afin de répondre aux besoins des opérateurs économiques qui ne disposent pas encore de capacités d'émission et de transmission automatisées de factures électroniques via PEPPOL, des solutions techniques alternatives non automatisées qui ne permettent que l'émission et la transmission manuelles et individuelles de factures électroniques seront mises à disposition des opérateurs économiques avant que l'obligation de facturer électroniquement soit d'application pour les premiers opérateurs économiques.

Ces solutions alternatives seront de deux types :

  • un formulaire en ligne permettant d'émettre et de transmettre une facture électronique conforme en saisissant manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs de cette facture et en soumettant ce formulaire dûment rempli ;
  • un formulaire en ligne permettant d'émettre et de transmettre une facture électronique conforme en téléchargeant une facture électronique déjà conforme et en la soumettant via le formulaire dûment rempli.

La loi prévoit une entrée en vigueur, échelonnée entre le 18 mai 2022 et le 18 mars 2023, en fonction de la taille des entreprises concernées.

Les accompagnements en matière de facturation électronique

Le 15 mars 2022, afin de faciliter la digitalisation et la mise en place de la facturation électronique par les entreprises, la Chambre de Commerce a pu rassembler de nombreux participants à sa conférence en présentiel, dédiée à la facturation électronique. Cette matinée, avait pour objectif d’informer et de sensibiliser l’ensemble des entreprises concernant cette nouvelle loi. Gérard Soisson, du ministère de la Digitalisation, a mis en avant le cadre légal avec une explication détaillée de la facturation électronique. Par la suite, les participants ont pu assister à une table ronde rassemblant des experts du terrain.

Quelques jours plus tard, les Entrepreneurs’ Days ont proposé une dizaine de Webinaires autour de la facturation électronique. Ces deux journées consécutives ont permis à plus de 450 participants de s’informer et de pouvoir poser toutes leurs questions.

De plus, une panoplie de services dédiés est en cours de développement, notamment des formations spécifiques sur la facturation électronique proposées par la House of Training. La House of Entrepreneurship, quant à elle, a mis en place un accompagnement spécifique pour aider les entrepreneurs et orienter ceux-ci dans l’implémentation de leur outil de facturation électronique. L’objectif de ces services est la sensibilisation et l’accompagnement de chaque entrepreneur dans sa transformation digitale.

Soucieux de soutenir les entreprises dans leurs démarches de digitalisation et de faciliter la mise en oeuvre de la facturation électronique obligatoire, le programme Fit 4 Digital Package soutenu par la Direction générale des Classes moyennes en collaboration avec Luxinnovation et la House of Entrepreneurship propose un package incluant l’e-invoicing. Ce package s’adresse aux petites et moyennes entreprises de 1 à 50 salariés et vaut tant pour le marché public (B2G) que pour le marché privé (B2B). Les entreprises de moins de 50 salariés n’ayant pas encore de système ERP gérant leurs activités quotidiennes, telle la comptabilité, pourront profiter d’un module prévoyant l’installation d’un logiciel ERP ainsi qu’un système de facturation électronique.

Les entreprises de 50 à 249 salariés pourront profiter de l’aide au conseil respectivement de l’aide à l’investissement dans le cadre du programme Fit 4 Digital afin d’installer un logiciel ERP ainsi qu’un système de facturation électronique.

La Chambre de Commerce informera également les entreprises au sujet des nouvelles opportunités au niveau des services à valeur ajoutée à développer dans le contexte de la facturation électronique.

Pour toute demande d’informations et assistance : digital@houseofentrepreneurship.lu

Tél : (352) 42 39 39-840

Source : Chambre de Commerce.

La Chambre de Commerce

La Chambre de Commerce publie un nouveau Guide Pratique dédié à la facturation électronique. Ce guide a pour objectif de fournir les éléments et pistes de réflexion nécessaires à la mise en place de la facturation électronique au sein des entreprises. De quoi parle-t-on exactement ? Quels sont les avantages à mettre en place un système de facturation électronique ? Quelles sont les étapes pour y arriver et les aspects juridiques à connaître ? Il donne également les contacts utiles, des conseils pratiques et des témoignages pour amorcer le changement de la meilleure manière possible.

Le Guide Pratique est disponible en français et en anglais et peut être téléchargé ou une version imprimée peut être commandée gratuitement sur www.cc.lu, rubrique Publications.